20世紀中葉，隨著社會生產(chǎn)集約化程度的不斷提高，世界工業(yè)革命的飛速發(fā)展，引發(fā)了全球性的信息革命，信息時代的到來為企業(yè)進一步解放生產(chǎn)力，提高勞動生產(chǎn)率帶來了極大的便利。由此，傳統(tǒng)的企業(yè)信息管理體系發(fā)生了本質(zhì)的變化，尤其在企業(yè)會計信息管理領(lǐng)域更是以嶄新的計算機賬務(wù)處理系統(tǒng)取代了舊式的手工“日清月結(jié)”，便捷的企業(yè)管理電算化逐漸為廣大的現(xiàn)代企業(yè)普遍采用。

　　一、會計電算化的組織及系統(tǒng)的建立

　　隨著社會主義市場經(jīng)濟的日趨完善，企業(yè)的一切經(jīng)濟活動都面向市場。企業(yè)向內(nèi)部挖潛，走內(nèi)涵發(fā)展的道路即企業(yè)經(jīng)營重心逐步向管理方面轉(zhuǎn)移。作為管理手段的會計，其功能與核心也必須向管理方面轉(zhuǎn)移。會計工作的目標由“報帳型”向“控制管理型”轉(zhuǎn)變。會計目標的轉(zhuǎn)移，要求做到會計信息資料的準確、及時、完整和有效，而這只能是通過充分運用電子計算機和好的財務(wù)軟件，把“財務(wù)核算、微機核算、全面經(jīng)濟核算”融為一體才能得到完成與實現(xiàn)。

　　二、推行會計電算化，為企業(yè)管理服務(wù)

　　在計算機的網(wǎng)絡(luò)輔助管理下，監(jiān)督和保證“目標成本”的準確執(zhí)行。在財務(wù)電算化方面，發(fā)揮“鐵路通用賬表系統(tǒng)”財務(wù)軟件的作用，采用并行運行技術(shù)，在保證數(shù)據(jù)及時采集的基礎(chǔ)上，能做到隨時記賬，隨時利用賬表一體化產(chǎn)生業(yè)務(wù)執(zhí)行數(shù)據(jù)，以便主管領(lǐng)導(dǎo)正確決策。利用“財務(wù)材料核算”財務(wù)軟件系統(tǒng)提供的預(yù)算管理功能，將分解后的指標錄入系統(tǒng)。這樣一方面在制單時及時發(fā)現(xiàn)費用是否超標，并給以提示；另一方面系統(tǒng)提供了計劃執(zhí)行情況報告，反映計劃與實際發(fā)生的差額及計劃完成等。隨時查看各種成本費用的實際發(fā)生情況，變事后反映為事前分析，事中控制。

　　三、外引內(nèi)援，自我發(fā)展

　　由于市場上的財務(wù)軟件大部分缺乏對工業(yè)、制造業(yè)生產(chǎn)成本進行管理核算的功能，根據(jù)我段的實際情況，利用財務(wù)科和分局計算中心力量，及時開發(fā)了材料核算管理、固定資產(chǎn)、工資等系統(tǒng)，并取得了成功，進一步提高了我段的管理水平。我們清楚地認識到為了選擇更為精細而適用的計價方法和成本核算方法，原來在手工核算程序下，由于受到會計操作工具速度的制約，難以采用的存貨移動平均計價法、固定資產(chǎn)個別折舊等許多精細的計價方法和成本核算方法，在實現(xiàn)了會計電算化后得以廣泛應(yīng)用，從而使計價方法和成本核算方法更加貼近實際需要。

　　四、日常使用管理

　　計算機替代手工記賬后的日常使用管理是通過對系統(tǒng)運行的管理，保證系統(tǒng)正常運行，完成預(yù)定任務(wù)，保證系統(tǒng)內(nèi)各資源信息的安全與完整。具體包括：

　　1.機房管理。對機房的管理旨在為計算機設(shè)備創(chuàng)造一個良好的運行環(huán)境，防止各種非法人員進入機房，保護機內(nèi)程序和數(shù)據(jù)的安全。

　　2.上機操作管理。應(yīng)包括以下幾個內(nèi)容：上機運行系統(tǒng)的規(guī)定，操作使用人員的職責(zé)，操作權(quán)限與操作程序等內(nèi)容。

　　五、系統(tǒng)維護管理

　　系統(tǒng)維護管理包括硬件維護與軟件維護兩部分。硬件維護主要內(nèi)容是在系統(tǒng)運行過程中，出現(xiàn)硬件故障時，及時進行故障分析，并做檢查記錄，在設(shè)備更新、擴充、修復(fù)后，由系統(tǒng)維護人員安裝和調(diào)試。軟件維護主要包括正確性維護、適應(yīng)性維護、完善性維護三種。正確性維護是指診斷和改正錯誤的過程；適應(yīng)性維護是指單位的會計工作發(fā)生變化時而進行的修改活動；完善性維護是為了改善已有功能的需求而進行的軟件修改活動。

　　六、會計檔案管理

　　電算化會計信息系統(tǒng)的檔案管理主要是指打印出的各種賬簿、報表、憑證、存貯會計數(shù)據(jù)和程序的軟盤及其他存貯介質(zhì)，系統(tǒng)開發(fā)運行中編制的各種文檔以及其他會計資料。會計檔案管理是在會計電算化后會計工作連續(xù)進行的保障，是電算化會計信息系統(tǒng)維護的保證，是保證系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)安全完整的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

　　一記賬憑證的生成與管理

　　計算機替代手工記賬的記賬憑證生成有兩種方式：

　　1.由原始憑證直接錄入計算機，由計算機打印輸出。在這種情況下，記賬憑證上應(yīng)有錄入人員的簽名或蓋章，稽核人員簽名或蓋章，會計主管人員的簽名或蓋章，收付款記賬憑證還應(yīng)由出納人員簽名或蓋章。打印輸出生成的記賬憑證視同手工填制的記賬憑證，按《會計人員工作規(guī)則》、《會計檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定立卷歸檔保管。

　　2.手工事先作好記賬憑證，計算機錄入記賬憑證然后進行處理，在這種情況下，保存手工記賬憑證與機制憑證皆可。

　　二會計賬簿、報表的生成管理

　　1.日記賬每天打印，一般賬簿可以根據(jù)實際情況和工作需要按月或按季、按年打印，發(fā)生業(yè)務(wù)少的賬簿可滿頁打印。

　　2.現(xiàn)金、銀行存款賬采用打印輸出的活頁賬裝訂。

　　3.在所有記賬憑證數(shù)據(jù)和明細分類賬數(shù)據(jù)都存儲在計算機內(nèi)的情況下，總分類賬可用“總分類賬本期發(fā)生額及余額對照表”替代。

　　4.在保證憑證、賬簿清晰的條件下，計算機打印輸出的憑證、賬簿中表格線可適當(dāng)減少。

　　三關(guān)于磁性介質(zhì)及其他介質(zhì)的管理

　　存有會計信息的磁性介質(zhì)改其他介質(zhì)，在未打印成書面形式輸出之前，應(yīng)妥善保管并留有附本。為了便于利用計算機進行查詢及在電算化系統(tǒng)出現(xiàn)故障時能夠恢復(fù)，這些介質(zhì)都應(yīng)視同會計資料或檔案進行保存，直至?xí)嬓畔⑼耆^時為止。因此應(yīng)根據(jù)自己的設(shè)備條件和管理要求，做好電算化會計檔案的管理工作，應(yīng)注意以下幾點：

　　1.建立數(shù)據(jù)資料備份制度。要有專人負責(zé)對計算機內(nèi)的會計信息進行日備份、月備份、年備份，同時建立相應(yīng)的責(zé)任制，以便計算機出現(xiàn)故障或遭到病毒侵入時，能保證以最短的時間恢復(fù)系統(tǒng)的運行。

　　2.除了備份會計信息資料之外，還應(yīng)對計算機的操作系統(tǒng)、漢字系統(tǒng)、軟件編程語言、應(yīng)用軟件以及使用說明書等備份和收集歸檔。

　　3.對計算機內(nèi)憑證及總分類賬、明細分類賬、臺賬、報表應(yīng)視同會計資料按月做兩套軟盤備份，交給會計檔案保管員分別放置不同的地方妥善保管。有條件的最好將一年的資料用刻錄機刻錄到光盤上保管，這樣更安全。

　　4.對于用磁盤或磁帶進行數(shù)據(jù)備份的，備份軟盤必須貼上寫保護標簽，裝入盤套放進硬盒，存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的地方，防止由于存儲介質(zhì)損壞使會計檔案丟失。

　　5.嚴格執(zhí)行安全和保密制度。對于會計電算化檔案隨意存放、毀損、散失和泄密，對非法偽造、涂改、變更，故意毀壞數(shù)據(jù)文件、賬冊、軟盤等行為都要進行嚴肅處理。

　　6.各種會計資料以及存儲在磁盤、磁帶、硬盤上的會計資料未經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)同意，不得外借和拿出本單位，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意存放在磁介質(zhì)上的會計資料借閱歸還時，還應(yīng)認真檢查病毒，防止感染病毒。

　　四關(guān)于會計電算化系統(tǒng)文檔資料管理

　　會計電算化系統(tǒng)開發(fā)的全套文檔資料，視同會計檔案保管，保管期截至該系統(tǒng)停止使用或有重大修改之后滿3年。

　　七、會計人員管理

　　推行電算化，必須挑選、培養(yǎng)知識面廣的人才，搞財會的要懂計算機，搞計算機的要懂財務(wù)業(yè)務(wù)，否則半邊把式是難以勝任此項工作的。另外，基層單位的操作人員必須懂得中文輸入及懂得計算機的使用，操作人員的文化水平制約著電算化的開展。計算機替代手工記帳后應(yīng)加強對會計信息系統(tǒng)的維護及對使用人員的管理?；痉椒ㄊ前凑铡柏?zé)、權(quán)、利”相結(jié)合的管理原則，明確各類人員的職責(zé)、權(quán)限并盡量將之與各類人員的利益掛鉤，建立健全崗位責(zé)任制，一方面加強內(nèi)部牽制，保護資金財產(chǎn)的安全；另一方面提高工作效率，充分發(fā)揮系統(tǒng)的運行效益，使會計信息更加安全與完整。

　　幾年來電算化的推廣減輕了管理人員特別是會計人員的工作強度，大大提高了管理人員和會計人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作效率，為企業(yè)帶來了經(jīng)濟效益。同時電算化的實施使企業(yè)管理和會計工作走向規(guī)范化。會計電算化的發(fā)展促使了會計職能的轉(zhuǎn)變，使會計人員從算帳中解放出來，騰出更多的時間和精力去參與經(jīng)營和管理，使每一個會計人員都能從核算人員變?yōu)橐幻髽I(yè)真正的管理者。實行會計電算化，提高了企業(yè)管理水平，可以說電算化是打開企業(yè)現(xiàn)代管理之門的金鑰匙。