F1購買循環(huán)(Purchase Cycle)和銷售循環(huán)(Sales Cycle)程序

購買循環(huán)的總體目標是是確保：

1.購買的商品或者勞務沒有被高估；

2.負債沒有被低估；

3.僅僅對那些收到的貨物和服務支付對價，并且這些貨物或者服務是公司需要的。

 

購買循環(huán)主要包括以下的程序：

1.購買需求單(Purchase Requisition,簡稱PR)：部門的員工（比如生產(chǎn)或者存貨部門的員工）決定什么類型的貨物或者服務需要購買，于是編制了購買需求單（可以手工或者電子版本），購買需求單首先先經(jīng)部門經(jīng)理的審批，然后移交到采購部門。

2.訂購單(Purchase order,簡稱PO)：采購部門從批準的供應上那里獲得了一些報價，包括價格、送貨時間、質(zhì)量等等。訂購單至終需要被批準，特別是對于金額相對較大的訂購單。

3.收到貨物(Good Received)：當收到采購的貨物時，需要編制收貨記錄(Goods Received Notes 簡稱GRN)。

4.收到購貨發(fā)票(Purchase Invoice Received)：供應商給公司開具發(fā)票，發(fā)票記載事項與收貨記錄核對，確保貨物和服務已經(jīng)收到，并且價格與訂單、合同以及供應商提供的報價單一致，付款需要適當?shù)呐鷾省?/span>

5.發(fā)票記錄(Invoice recorded)：采購事項需要記錄到采購日記賬中，并且記錄到總賬中的負債和費用科目中。

6.付款(Payment made)：支票和銀行轉(zhuǎn)賬是對所欠供應商的款項進行支付的方式。付款需要得到高級經(jīng)理的批準，高級經(jīng)理會核對付款金額和相對應的采購發(fā)票等支持文件。付款被記錄到付款系統(tǒng)中。

 

銷售循環(huán)的總體目標是是確保：

1.所有發(fā)出的貨物和提供的勞務被正確地開具發(fā)票并且處理；

2.應收賬款的目標是確保所有應收賬款是可收回的，不會導致壞賬；

 

銷售循環(huán)主要包括以下的程序：

1.銷售訂單(Sales Order)：訂單收到的方式通常包括電話、快遞、傳真、郵件、網(wǎng)站或者電子數(shù)據(jù)交換(Electronic Data Interchange)等，銷售訂單的記錄應該在保證完整性的同時，確保所有的記錄都被正確地處理。

2.處理訂單(Order processed)：貨物在發(fā)出之前需要得到批準，銷售訂單的確認函應該發(fā)送給客戶并說明何時貨物將會被發(fā)出。

3.貨物發(fā)出(Goods despateched)：貨物的選擇以及發(fā)出貨物記錄應該與訂單保持一致。貨物發(fā)出到達客戶，客戶需要確認收貨(在發(fā)出記錄上簽字)。

4.開具發(fā)票(Invoicing)：發(fā)票應該被開具并且需要經(jīng)過批準然后送到客戶的手中。

5.記錄到賬戶中(Recorded in the accounts)：發(fā)票記錄需要被記錄到銷售日記賬中，并且記錄到銷售明細賬以及總賬中應收賬款的控制賬戶中。

6.收到付款(Payment received)：客戶需要對所欠款項進行付款，并且公司需要將此筆業(yè)務記錄到收款系統(tǒng)中。月度的賬單需要寄送給客戶，并詳細列明開具的發(fā)票以及收到的付款。