【大咖分享】內(nèi)審?fù)Α狪T采購舞弊現(xiàn)形記

來源: 正保會計網(wǎng)校編輯：阿卡 2019/04/10 15:09:30　　字體：大小

“在之前的幾篇案例中我們已經(jīng)討論過一些審計的技巧，比如表面看起來是小問題，平時也都司空見慣甚至都不以為然，但是一旦用審計師的質(zhì)疑態(tài)度層層深挖下去，結(jié)合換位思考的理念：想想如果是由你來經(jīng)手這項業(yè)務(wù)并想從中作假會怎么做，就會發(fā)現(xiàn)平淡的表象下其實隱藏著不簡單的問題?！?/span>

一次在對集團下屬企業(yè)進行常規(guī)的審計過程中，我注意到該公司IT部門采購的不少IT配件都是以個人報銷的形式入賬的，一年采購金額近20萬元。并且報銷人都是主管這項業(yè)務(wù)的IT設(shè)備主管A，這引起我的注意。通過進一步的憑證檢查，我們匯總了如下疑點：

三個疑點

1.通常情況下IT采購都應(yīng)該是通過公司賬戶付款給指定供應(yīng)商，為什么這些采購不同？

2.這些采購的發(fā)票都來自一些不知名的小公司，雖均在省內(nèi)但與我們子公司相隔甚遠，搜索軟件上也查不到店家所在地；

3.憑證上有經(jīng)理批準的采購訂單，但沒有收貨簽收單，無法確認實際采購明細。

憑經(jīng)驗判斷這其中肯定有問題，但我并不想打草驚蛇。審計師發(fā)現(xiàn)的問題如果已經(jīng)上升到對一個員工的行為操守產(chǎn)生質(zhì)疑的話，那接下來需要進一步檢查其經(jīng)手的其他業(yè)務(wù)。本質(zhì)上來說，這里的審計邏輯與樣本測試中的“一旦發(fā)現(xiàn)樣本有錯誤，應(yīng)當增加審計程序、擴大樣本量”是同理的。

IT設(shè)備有進就要有出。在調(diào)查中我們發(fā)現(xiàn)主管A既負責設(shè)備采購，又負責所有IT設(shè)備的處置報廢。在這里又涉及到一個審計的經(jīng)驗之談——大家可能還記得我在《我的內(nèi)審案例（1）》里提到的存貨舞弊。所有涉及到企業(yè)實物資產(chǎn)的審計手段中，最重要的一點就是核對賬目和實物之間的關(guān)系，但這恰恰是很多審計師都容易忽略的一點。

很多審計師來到客戶辦公室就一頭扎進會議室，整日的審計工作都是圍繞著賬簿、憑證和訪談進行，但卻忘記了應(yīng)該去客戶的工廠車間里走一走（固定資產(chǎn)、存貨），忽略了去財務(wù)那里把票據(jù)、公章、網(wǎng)銀密碼器等查一查（銀行賬戶及收、付款流程，不相容職權(quán)分離），更不會想到要去人資部把所有員工的名單導(dǎo)出來和工資表對一對（人員結(jié)構(gòu)、社保、個稅）。因此就會產(chǎn)生我在《我的內(nèi)審案例（3）》里講到的，某四大審計團隊，在工廠附近的辦公樓里審了半個月，卻不知道新工廠早已投產(chǎn)的滑稽事。

1疑點追蹤

關(guān)于IT設(shè)備的處置也同樣存在賬實核對的問題，淘汰的IT設(shè)備一般都需要列出清單，由IT部、財務(wù)部和其他相關(guān)部門確認審批之后，方可以從固定資產(chǎn)臺賬中核銷。一般大多數(shù)企業(yè)的內(nèi)部控制僅到此為止，審計人員也大都以被審批過的處置清單作為審計依據(jù)，但其實更重要的是接下來的實物究竟是如何處置的。大家有興趣的話也可以了解一下自己的公司如何操作，估計大多數(shù)IT部門負責人都能按照套路講一些大致的流程出來，但真正能說清楚說具體的人卻不多。

我們從財務(wù)部獲取了最近一年的兩次電腦處置清單，顯示一共處置了50臺舊電腦。但這里僅僅指的是賬面的處置，而不是實物處置，追問財務(wù)部時，卻被告知其沒有參與到具體的實物處置過程中。

因為前述的設(shè)備采購環(huán)節(jié)發(fā)現(xiàn)的疑點，讓我不由得對舊電腦處置環(huán)節(jié)也產(chǎn)生了不少疑惑。也許有人會說反正在公司賬上已經(jīng)全額提完折舊了，對公司還有什么影響呢？在我看來，財務(wù)只是對公司業(yè)務(wù)和整體狀況的眾多反映形式之一，而且財務(wù)數(shù)據(jù)往往不能完全反映公司的所有情況。比如電腦折舊只是財務(wù)概念，但從公司管理角度來說，公司采購的任何電腦直到報廢處置之前都是公司財產(chǎn)。況且電腦里保存有大量的公司數(shù)據(jù)，電腦遺失會帶來公司機密信息泄露的重大風險。

對這兩項潛在的審計發(fā)現(xiàn)的周邊摸排工作結(jié)束之后，我們安排了與A的直接訪談。并且我特意讓IT部門經(jīng)理參加，一來他是這兩個事項的審批人，也是A的上司，對業(yè)務(wù)和團隊員工負有責任；二來他的級別讓其提供的審計信息更有說服力；第三，因為我預(yù)見到這次訪談可能會揭開舞弊問題的一角，有部門負責人在場就是一個見證。而且作為A的直屬領(lǐng)導(dǎo)那么多年，IT經(jīng)理也很難撇清關(guān)系，有些事情讓他們當面對質(zhì)也可以防止事后串供。但因為舞弊問題還沒有作實，過早介入人資部門或者法務(wù)會顯得小題大做，因此在權(quán)衡之后我決定帶一個自己的同事，一共4人出席這個會議。

2訪談?wù)撟C

落座寒暄之后，我們決定先討論采購IT配件的問題，再討論電腦處置問題。當時的訪談經(jīng)過簡述如下：

問：請介紹一下這些采購IT配件的個人報銷是怎樣的情況？

答：都是京東上買的，因為不是京東自營店鋪，所以發(fā)票都是不知名的店家開的。

評：這個答案倒也合理，我對此并沒有過多質(zhì)疑，那就按著這個思路繼續(xù)問。

問：當時為什么選擇了這些店鋪，有沒有做過供應(yīng)商比較？

答：做過比較，相比之下這些店家的性價比比較高。但沒有保留當時的供應(yīng)商比較的文件記錄。這點確實是我們做的不好，以后一定改正。

評：沒有記錄就等于沒做，這是企業(yè)內(nèi)控的基本邏輯。但審計發(fā)現(xiàn)如果僅僅停留在“沒有保留過程文件”這一點上就顯得隔靴瘙癢，缺乏深度了。在訪談之前我們在京東上做了價格比較，發(fā)現(xiàn)A采購的部分配件價格偏高，但討論價格因素從來不在審計師專業(yè)范疇內(nèi)，使用部門可以隨便找100個理由告訴你為什么要買貴的。因此審計師還是從我們的專業(yè)角度繼續(xù)挖——支持文件。

問：購買這些配件用的是誰的京東賬戶？

A答：我自己的私人賬戶。

評：饒了一兩圈后直奔主題，這是我的訪談風格，A也一改之前的侃侃而談，變得有點局促起來，說話也顯得更小心了。

問：報銷憑證里看不到收貨單，只有發(fā)票上的總金額無法確認買了些什么，要么你把京東的采購訂單打印出來給我們看一下。

A一時間支支吾吾說不上話來，顧左右而言他（省去1000字），在我的要求下，改口道：那是我的私人賬戶，我不覺得我有義務(wù)把訂單拿出來。

評：要的就是這句話，我轉(zhuǎn)臉看著IT經(jīng)理，意思是：你的人這樣回答你怎么看？之前他一直和A一唱一和說的頭頭是道，現(xiàn)在如果還站在同一道戰(zhàn)壕里跟我作對那就是自找苦吃了。

IT經(jīng)理對A說：即使是你的個人賬戶，畢竟是為公司花的錢，相關(guān)的訂單拿出來看一下也是應(yīng)該的。

評：IT經(jīng)理還算識時務(wù)，重要時刻知道該如何選邊（自保），這個道理通過他的嘴巴說出來還能給自己留個面子。

A答：以往的訂單我已經(jīng)都刪除了。

對于這一顯然不合理的解釋，個中緣由大家也都心知肚明了。于是IT經(jīng)理打圓場讓A再看看有沒有辦法恢復(fù)訂單，或者找京東客服試試看。雖然大家都知道這種要求實際上不會得到什么結(jié)果，但作為審計我們也不想把場面弄得太難看。因為案件緣由已經(jīng)查清了，就算現(xiàn)在松一把手審計后一起算賬也無妨。況且我還有下一個問題要問。

問：去年批準處置的兩批電腦，后來是如何報廢的？

A答：就是找園區(qū)里的供應(yīng)商當廢品賣掉的，賣掉前系統(tǒng)數(shù)據(jù)都刪除了。

問：賣廢品的錢是誰收的？賬目都是怎么做的？

答：錢好像是人資派人收的，賬目財務(wù)都做好了。

既然扯上了其他部門，我當即讓同事叫來了人資和財務(wù)的老大。A大概平時遇到盤問習慣了打哈哈，沒想到我會當場有所行動，一下子臉漲得通紅。

人資和財務(wù)看到會議室里的陣勢，再一被問到收款做賬的問題，就猜出在討論問題的嚴肅性，于是也立即表態(tài)沒有參與過任何處置廢舊電腦的活動。

問：你再想想，廢舊電腦是如何處置的。

答：我想起來了，去年這些電腦都還沒有處置，都放在辦公室的倉庫里。

審計調(diào)查就是要趁熱打鐵，我當場讓A帶著我們?nèi)}庫盤點。結(jié)果折騰了半天找出來十幾臺，而且因為固定資產(chǎn)標簽已經(jīng)撕掉，也無法確認這十幾臺就是賬目上的50臺中的一部分。